1.1.7 - Procedura operativa per invio e-mail

Procedura operativa per l’invio delle e-mail con mailOK

1. Selezione dichiarazioni da inviare

Per inviare un messaggio di posta con allegato un file in formato PDF dei modelli o prospetti occorre:

• posizionarsi sulla videata della stampa da inviare (es. nel Menù Stampe e/o nel Menù F24 e F23 - Stampa modello F24/F23 per la procedura F24-F23 e Comunicazioni Iva e Menù liste – Stampa Lettere) e scegliere il modello da stampare;

• selezionare le dichiarazioni da inviare;

• se è presente il campo "Modelli da inviare per e-mail", indicare il tipo di e-mail da inviare: Solo non inviate, Solo già inviate, Tutte.

• Solo non inviate

verranno inviate solo le e-mail dei modelli in cui non è presente la "X" nel campo "e-mail inviate per". Questa voce non è disponibile in tutte le stampe.

• Solo già inviate

verranno inviate solo le e-mail dei modelli in cui è presente la "X" nel campo "e-mail inviate per". Questa voce non è disponibile in tutte le stampe.

• Tutte

verranno inviate le e-mail per tutti i modelli (non viene controllata la "X" di già inviato).

• Cliccare su per eseguire la stampa

A questo punto verrà lanciata la stampa (a video o su stampante) e al termine, si aprirà la prima videata relativa all’invio delle e-mail.

Note:

• L’indirizzo e-mail a cui verrà spedita la dichiarazione è quello indicato nel frontespizio di ogni dichiarazione, se quest’ultimo non è presente viene utilizzato quello indicato nella rubrica di mailOK. Prima di effettuare l’invio viene comunque data la possibilità di modificare l’indirizzo e-mail di spedizione.

• Prima di effettuare un invio e-mail occorre entrare nella procedura mailOK e creare un account di posta. Seguire le istruzioni nel  paragrafo “Procedura operativa per inserire un nuovo account” della procedura mailOK.

2. Associazione codici fiscali ai contatti della rubrica

Ogni dichiarazione stampata viene inviata all’indirizzo e-mail indicato nel frontespizio, se questo dato non è presente, viene inviata all’indirizzo e-mail (associato allo stesso codice fiscale del dichiarante) indicato nella rubrica di mailOK. Per ogni dichiarazione viene ricercato il codice fiscale del soggetto nella rubrica e se questo viene trovato l’e-mail viene inviata all’indirizzo e-mail associato a quel soggetto.

Per tutte le altre dichiarazioni che non hanno l’indirizzo e-mail nel frontespizio e che non sono presenti nella rubrica di mailOK  (non è stato ritrovato il codice fiscale), è possibile eseguire l’associazione manuale per ogni anagrafica.

Note:

• Se tutte le dichiarazioni da inviare hanno l’indirizzo e-mail nel frontespizio oppure per ogni dichiarazione che si vuole inviare è già presente un contatto nella rubrica di mailOK (con lo stesso codice fiscale del dichiarante) la videata “Associazione codici fiscali ai contatti della rubrica" non verrà mostrata e si aprirà direttamente il prospetto “Riepilogo e-mail da inviare”.

Per tutte le dichiarazioni che non hanno l'indirizzo e-mail nel frontespizio e che non sono presenti nella rubrica di mailOK (non è stato ritrovato il codice fiscale), è possibile eseguire l'associazione manuale per ogni anagrafica.

Nella tabella di sinistra sono elencate la anagrafiche delle dichiarazioni che si stanno inviando. Sono presenti solamente le anagrafiche delle dichiarazioni senza indirizzo e-mail nel frontespizio e che non sono ancora associate ad un contatto in rubrica.

Nella tabella di destra vengono visualizzati tutti i contatti, senza codice fiscale inserito, presenti nella rubrica di mailOK.

Per eseguire l’associazione è sufficiente selezionare l’anagrafica sulla sinistra e il contatto al quale associarla sulla destra, infine cliccare il bottone che compare evidenziando il contatto da associare ().

Le anagrafiche associate vengono riportate nella parte inferiore della videata.

Ripetere questa operazione fino a quando tutte le anagrafiche relative alle dichiarazioni da inviare sono state associate.

Nota:

Per facilitare il ritrovamento di un contatto nella lista, sulla videata è attivo il bottone . Quando questo bottone è attivo, utilizzando la barra di scorrimento nella sezione relativa alla anagrafica (sulla sinistra della videata), il programma scorre automaticamente la lista dei contatti posizionandosi su quelli che iniziano con la stessa lettera.

Cliccare sul bottone per disabilitare lo scorrimento automatico nella lista dei contatti.

Per eliminare un’ associazione è sufficiente cliccare il bottone sull’anagrafica precedentemente associata nella parte inferiore della videata.

Nel caso in cui nell’elenco dei contatti presenti nella rubrica di mailOK non è presente il giusto contatto da associare alla dichiarazione da inviare per e-mail, è possibile premendo il bottone creare e inserire un nuovo contatto nella rubrica.

Quando sono state eseguite tutte le associazioni, cliccare su per visualizzare il prospetto “Riepilogo e-mail da inviare” nel quale sono presenti le anagrafiche di tutte le dichiarazioni che si stanno inviando per e-mail. Qui è possibile controllare, ed eventualmente modificare, l’indirizzo e-mail di destinazione.

3. Riepilogo e-mail da inviare

In questa videata vengono mostrate tutte le dichiarazioni che verranno inviate per e-mail.

La griglia visualizza nella prima colonna la spunta di invio della dichiarazione, è possibile deselezionare le dichiarazioni che non devono essere inviate.  Nella seconda l’informazione se la dichiarazione è già stata inviata o meno. (Se nella videata di stampa della procedura fiscale nel campo “Invio e-mail” non sono presenti le voci “Solo già inviate”/”Solo non inviate” nel campo è sempre presente il simbolo “Da inviare”).

Nelle successive colonne sono presenti la ragione sociale, il codice fiscale e l’indirizzo e-mail al quale verrà inviato il messaggio di posta.

Se a fianco dell’indirizzo e-mail è presente il simbolo significa che nel frontespizio della procedura fiscale è stato indicato un indirizzo e-mail formalmente errato.

Cliccando sul bottone è possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Inserisci da rubrica

Viene aperta la rubrica di mailOk nella quale è possibile inserire un nuovo contatto, aggiungere un indirizzo e-mail ad un contatto esistente o selezionare un contatto da associare all’anagrafica.

Se viene selezionata questa opzione quando nel campo “Indirizzo e-mail” è già presente un indirizzo di posta viene visualizzato il messaggio “Gli indirizzi presenti saranno sostituiti con la nuova selezione. Procedere?”. Cliccare su “SI” per sostituire l’indirizzo con uno presente nella rubrica.

• Inserisci manualmente

E’ possibile indicare manualmente un indirizzo e-mail. L’indirizzo inserito non verrà salvato nella rubrica di mailOK.

• Selezione indirizzi

Per ogni anagrafica sono visualizzati gli indirizzi ad essa associati. Se presente viene visualizzato l’indirizzo indicato nel frontespizio della procedura fiscale, e tutti gli indirizzi presenti nella rubrica di mailOK.

NOTA:

Per sostituire un indirizzo e-mail occorre prima cancellare quello già presente, per fare questo posizionarsi sull’indirizzo da eliminare e premere il tasto “Canc” della tastiera. Se al contrario si vuole aggiungere un destinatario basta selezionare dall’elenco l’indirizzo da aggiungere.

Per confermare l'operazione cliccare sul bottone .

Se viene visualizzato il messaggio “Attenzione, alcuni messaggi selezionati sono senza indirizzo e-mail, per cui non saranno inviati. Procedere ugualmente? SI NO” significa che alcune dichiarazioni da inviare non hanno un indirizzo e-mail di destinazione, cliccare su “NO” per integrare i dati mancanti, su “SI” per ignorare l’avviso. In quest’ ultimo caso i messaggi senza indirizzo e-mail non verranno inviati.

4. Messaggio di posta

• Nel campo “Da:” viene visualizzato l’account predefinito con il quale inviare il messaggio di posta. Nel caso in cui siano presenti più account è possibile cambiare la selezione.

• Nel campo “Cc:” gli eventuali destinatari della posta per conoscenza. Cliccando su "Cc:" è possibile aprire la rubrica di mailOK per selezionare gli indirizzi e-mail salvati. E’ sconsigliato utilizzare questo campo in quanto gli indirizzi specificati riceveranno tutte le e-mail dei soggetti selezionati nelle procedure fiscali/contabili.

• Nel campo “Oggetto:” l'oggetto del messaggio di posta viene proposto in automatico dalla procedura e può essere modificato dall'utente.

Nella maschera sono attivi i seguenti bottoni:

Al termine dell’operazione di invio vengono visualizzati due elenchi, uno per le dichiarazioni inviate e uno per le dichiarazioni non inviate.

Messaggi di mancato invio:

• Dichiarazione con indirizzo e-mail errato

È stato tentato di inviare il modello ad un  indirizzo e-mail errato. Verificare che nel frontespizio della dichiarazione sia presente un indirizzo e-mail corretto.

• Indirizzo e-mail non indicato

al momento dell’invio per il modello in questione non è stato indicato alcun indirizzo e-mail.

• Dichiarazione esclusa da invio e-mail

Nei quadri compilati/Frontespizio è stata indicata la barratura “Escludere da invio e-mail” oppure al momento dell’ invio, sulla videata “Riepilogo e-mail da inviare”, è stata deselezionata la dichiarazione in oggetto.