4.6 - Procedura operativa per invio e-mail

Procedura operativa per l’invio delle e-mail con mailOK

1. Selezione allegati da inviare

Per creare un file in formato PDF da allegare al messaggio di posta occorre:

• posizionarsi sulla videata della stampa (es. di bilancio nella contabilità);

• selezionare i soggetti ai quali inviare l'e-mail;

• selezionare "Invio e-mail";

• Solo non inviate

verranno inviate solo le e-mail nelle quali non è presente la "X" di "e-mail inviate per". Questa voce non è disponibile in tutte le stampe.

• Solo già inviate

verranno inviate solo le e-mail nelle quali è presente la "X" di "e-mail inviate per". Questa voce non è disponibile in tutte le stampe.

• Tutte

verranno inviate tutte le e-mail (non viene controllata la "X" di già inviato).

• Cliccare su "Avanti" e quindi su "Fine"

Note:

• L’indirizzo e-mail a cui verrà spedita la dichiarazione è quello indicato in Anagrafica Unica, se quest’ultimo non è presente viene utilizzato quello indicato nella rubrica di mailOK. Prima di effettuare l’invio viene comunque data la possibilità di modificare l’indirizzo e-mail di spedizione.

• Prima di effettuare un invio e-mail occorre entrare nella procedura mailOK e creare un account di posta. Seguire le istruzioni nel  paragrafo “1.2.1 - Procedura operativa per inserire un nuovo account” della procedura mailOK.

2. Associazione codici fiscali ai contatti della rubrica

Ogni e-mail stampata viene inviata all’indirizzo indicato nel frontespizio, se questo dato non è presente, viene inviata all’indirizzo (associato allo stesso codice fiscale del destinatario) indicato nella rubrica di mailOK. Per ogni e-mail viene ricercato il codice fiscale del soggetto all’interno della rubrica e se questo viene trovato l’e-mail viene inviata all’indirizzo e-mail associato a quel soggetto.

Per tutte le altre e-mail per cui non è presente l'indirizzo in Anagrafica Unica è presente nella rubrica di mailOK  (non è stato trovato il codice fiscale), è possibile eseguire l’associazione manuale per ogni anagrafica.

Note:

• Se per tutte le e-mail da inviare l’indirizzo è presente nell'Anagrafica oppure è già presente un contatto nella rubrica di mailOK (con lo stesso codice fiscale del destinatario) la videata “Associazione codici fiscali ai contatti della rubrica" non verrà mostrata e si aprirà direttamente il prospetto “Riepilogo e-mail da inviare”.

Nella tabella di sinistra sono elencate la anagrafiche dei soggetti ai quali si stanno inviando le e-mail. Sono presenti solamente le anagrafiche dei soggetti senza indirizzo e-mail nel frontespizio e che non sono ancora associate ad un contatto in rubrica.

Nella tabella di destra vengono visualizzati tutti i contatti, senza codice fiscale inserito, presenti nella rubrica di mailOK.

Per eseguire l’associazione è sufficiente selezionare l’anagrafica sulla sinistra e il contatto al quale associarla sulla destra, infine cliccare sul bottone che compare evidenziando il contatto da associare ().

Le anagrafiche associate vengono riportate nella parte inferiore della videata.

Ripetere questa operazione fino a quando tutte le anagrafiche relative alle e-mail da inviare sono state associate.

Nota:

Per facilitare il ritrovamento di un contatto nella lista, sulla videata è attivo il bottone . Quando questo bottone è attivo, utilizzando la barra di scorrimento nella sezione relativa alla anagrafica (sulla sinistra della videata), il programma scorre automaticamente la lista dei contatti posizionandosi su quelli che iniziano con la stessa lettera.

Cliccare sul bottone per disabilitare lo scorrimento automatico nella lista dei contatti.

Per eliminare un’ associazione è sufficiente cliccare sul bottone sull’anagrafica precedentemente associata nella parte inferiore della videata.

Nel caso in cui nell’elenco dei contatti presenti nella rubrica di mailOK non è presente il giusto contatto da associare all' e-mail, è possibile cliccando sul bottone creare e inserire un nuovo contatto nella rubrica.

Quando sono state eseguite tutte le associazioni, cliccare su per visualizzare il prospetto “Riepilogo e-mail da inviare” nel quale sono presenti le anagrafiche di tutti i soggetti ai quali si stanno inviando le e-mail. Qui è possibile controllare, ed eventualmente modificare, l’indirizzo e-mail di destinazione.

3. Riepilogo e-mail da inviare

In questa videata vengono mostrate tutte le e-mail che verranno inviate.

La griglia visualizza nella prima colonna la spunta di invio, è possibile deselezionare le e-mail che non devono essere inviate.  Nella seconda l’informazione se l'e-mail è già stata inviata o meno. (Se nella videata di stampa della procedura fiscale nel campo “Invio e-mail” non sono presenti le voci “Solo già inviate”/”Solo non inviate” nel campo è sempre presente il simbolo “Da inviare”.

Nelle successive colonne sono presenti la ragione sociale, il codice fiscale e l’indirizzo e-mail al quale verrà inviato il messaggio di posta.

Se a fianco dell’indirizzo e-mail è presente il simbolo significa che nel frontespizio della procedura fiscale è stato indicato un indirizzo e-mail formalmente errato.

Cliccando sul bottone è possibile eseguire le seguenti operazioni:

• Inserisci da rubrica

Viene aperta la rubrica di mailOk nella quale è possibile inserire un nuovo contatto, aggiungere un indirizzo e-mail ad un contatto esistente o selezionare un contatto da associare all’anagrafica.

Se viene selezionata questa opzione quando nel campo “Indirizzo e-mail” è già presente un indirizzo di posta viene visualizzato il messaggio “Gli indirizzi presenti saranno sostituiti con la nuova selezione. Procedere?”. Cliccare su “SI” per sostituire l’indirizzo con uno presente nella rubrica.

• Inserisci manualmente

E’ possibile indicare manualmente un indirizzo e-mail. L’indirizzo inserito non verrà salvato nella rubrica di mailOK.

• Selezione indirizzi

Per ogni anagrafica sono visualizzati gli indirizzi ad essa associati. Se presente viene visualizzato l’indirizzo indicato nel frontespizio della procedura fiscale, e tutti gli indirizzi presenti nella rubrica di mailOK.

NOTA:

Per sostituire un indirizzo e-mail occorre prima cancellare quello già presente, per fare questo posizionarsi sull’indirizzo da eliminare e premere il tasto “Canc” della tastiera. Se al contrario si vuole aggiungere un destinatario basta selezionare dall’elenco l’indirizzo da aggiungere.

Per confermare l'operazione cliccare sul bottone .

Se viene visualizzato il messaggio “Attenzione, alcuni messaggi selezionati sono senza indirizzo e-mail, per cui non saranno inviati. Procedere ugualmente? SI NO” significa che alcune e-mail da inviare non hanno un indirizzo di destinazione, cliccare su “NO” per integrare i dati mancanti, su “SI” per ignorare l’avviso. In quest’ ultimo caso i messaggi senza indirizzo e-mail non verranno inviati.

4. Messaggio di posta

• Nel campo “Da:” viene visualizzato l’account predefinito con il quale inviare il messaggio di posta. Nel caso in cui siano presenti più account è possibile cambiare la selezione.

• Nel campo “Cc:” gli eventuali destinatari della posta per conoscenza. Cliccando su "Cc:" è possibile aprire la rubrica di mailOK per selezionare gli indirizzi e-mail salvati. E’ sconsigliato utilizzare questo campo in quanto gli indirizzi specificati riceveranno tutte le e-mail dei soggetti selezionati nelle procedure fiscali/contabili.

• Nel campo “Oggetto:” l'oggetto del messaggio di posta viene proposto in automatico dalla procedura e può essere modificato dall'utente.

Nella maschera sono attivi i seguenti bottoni:

Al termine dell’operazione di invio vengono visualizzati due elenchi, uno per le e-mail inviate e uno per le e-mail non inviate.

Messaggi di mancato invio:

• Indirizzo e-mail errato

È stato tentato di inviare un'e-mail ad un  indirizzo errato. Verificare che in Anagrafica Unica sia presente un indirizzo e-mail corretto.

• Indirizzo e-mail non indicato

al momento dell’invio non è stato indicato alcun indirizzo e-mail.

• Dichiarazione esclusa da invio e-mail

Nei quadri compilati/Frontespizio è stata indicata la barratura “Escludere da invio e-mail” oppure al momento dell’ invio, sulla videata “Riepilogo e-mail da inviare”, è stata deselezionata la dichiarazione in oggetto.

• Dichiarazione già inviata / Salvata

Sulla videata di esecuzione della stampa, nel campo “Invio e-mail”, è stato indicato “Solo non inviate” e si è tentato di spedire una dichiarazione che è già stata inviata in precedenza

• Dichiarazione non ancora inviata / Salvata

Sulla videata di esecuzione della stampa, nel campo “Invio e-mail”, è stato indicato “Solo già inviate” e si è tentato di spedire una dichiarazione che non è stata ancora inviata.