Per eseguire l’import delle prime note da bilancio in formato excel occorre:
creare, con questa funzione, una tabella di raccordo, quindi un’associazione di conti, fra il piano dei conti della Contabilità e il piano dei conti del bilancio da cui si esegue l’import.
E' possibile creare un' unica tabella di raccordo per tutte le aziende (si veda il punto 7 della procedura operativa).
Tramite la funzione "Import Prima Nota da Bilancio formato excel" creare la registrazione di Prima Nota in cui si riportano i saldi dei conti. La registrazione può essere di giroconto o di apertura.
La registrazione di giroconto può essere utile per trasferire i saldi finali in modo da poter trasferire i dati nelle dichiarazioni fiscali (Redditi, Studi, Calcolo imposte; non è gestito il trasferimento in IVA in quanto non sono presenti i righi IVA originali; è possibile invece generare il Bilancio CEE). Dovranno poi essere fatte la chiusura e l’apertura dei conti dalle apposite voci della procedura (Operazioni annuali).
E’ possibile eseguire l’import di file in formato .CSV, .XLS e .XLSX.
Dopo avere integrato le registrazioni di chiusura (es. le registrazioni di rilevazione dei redditi) è possibile stampare, con la lista prima nota (Operazioni giornaliere – Liste), le stesse registrazioni in modo che l’azienda esterna possa riportarle nella sua contabilità.
Per farlo occorre indicare, nella sezione “Mov. da cons. a terzi” della lista prima nota, il codice della tabella di raccordo per import da bilancio in Excel. Nel bilancio di excel possono quindi essere integrati i conti (se non sono già presenti) che serviranno per registrare le imposte (ovviamente non valorizzati) in modo che possano essere indicati nella tabella di raccordo e quindi stampati nella lista con la codifica dell’azienda esterna. In alternativa la lista stamperà la codifica della Contabilità.
Procedura operativa
Operazioni preliminari da eseguire sul file di excel con il bilancio da importare:
Per importare i conti da associare è possibile indicare il “Tipo” del conto su una colonna vuota: indicare “C” in corrispondenza dei clienti (solo sul conto/sottoconto con il saldo da importare), “F” in corrispondenza dei fornitori (anche in questo caso solo sul conto/sottoconto con il saldo da importare), e “S” in corrispondenza dei sottoconti. Non indicare nulla in corrispondenza del mastro e del conto. Dopo aver indicato il tipo “C” o “F” in prossimità dei sottoconti clienti/fornitori, essi non saranno visualizzati in fase di associazione dei conti, ma saranno considerati solo in fase di generazione della prima nota. Se non viene indicato “C”, “F” o “S”, saranno visualizzati per l’associazione anche i mastri e i conti, oltre ai sottoconti, presenti nella colonna indicata. In questo caso occorre aver cura di raccordare solo i sottoconti. I sottoconti clienti e fornitori, per distinguerli dagli altri, dovranno essere raccordati indicando “Associa come cliente” e “Associa come fornitore” (come indicato nella successiva procedura).
Se il bilancio non è predisposto in due sezioni distinte (non è a sezioni contrapposte), ma i dati risultano essere predisposti in forma scalare, occorre indicare il “Segno” del conto in una colonna vuota indicando i valori “A” (AVERE) o “D” (DARE). Altrimenti è possibile indicare anche il segno del saldo direttamente nella tabella di conversione per ogni conto.
Dopo aver indicato queste informazioni è consigliabile salvare il bilancio con un diverso nome rispetto all’originale.
Indicare codice e descrizione della tabella di raccordo
Nella sezione “Struttura files di import” indicare le colonne del file o files di bilancio da cui reperire i conti per l’associazione.
Nel campo “Conto” indicare la colonna di Excel dove è presente il codice del sottoconto e dei clienti/fornitori. Nella tabella di raccordo non può essere ripetuto lo stesso codice conto su più righe altrimenti in fase di import la procedura restituisce un errore bloccante;
Nel campo “Descrizione” indicare la colonna dove è presente la descrizione del conto;
Nel campo “Saldo” indicare la colonna dove è presente il saldo del conto; se il bilancio in excel è diviso in due sezioni distinte, una per i conti in Dare e l’altra per i conti in Avere, indicare come colonna “Segno” la stessa colonna indicata per il codice conto.
Nel campo “Segno” indicare la colonna dove è presente il segno del conto. Nella colonna in excel indicare D se il conto va movimentato in Dare o A se il conto va movimentato in Avere. Inoltre occorre specificare che:
se il bilancio è a sezioni contrapposte e non è presente una colonna in cui è indicato il segno, occorre indicare nel campo “Segno” la stessa colonna del codice “Conto”;
se il bilancio è scalare è necessario ai fini dell’import che il file excel preveda anche una colonna specifica dove è indicato il “Segno”, anche se i saldi dei conti sono esposti su due colonne separate.
se invece il bilancio è scalare e nel file alcuni saldi sono riportati negativi (ad esempio per rilevare quelli con segno Avere), non indicare nella tabella di raccordo le colonne relative al "Segno".
Nel campo “Tipo” indicare la colonna dove è presente il tipo del conto. Nella colonna in excel indicare “S” se il tipo è sottoconto, “C” se il tipo è Cliente o “F” se il tipo è “Fornitore”. Se il “tipo” non è presente, non indicare nessuna colonna.
Indicare nel campo “Caratteri speciali da escludere” gli eventuali caratteri speciali da escludere per la lettura dei dati all’interno delle colonne selezionate.
Se non sono stati indicati i segni “c”, “f”, “s”, è consigliabile indicare il “Numero righe testata”, indicando il numero di righi del file di excel precedenti alla prima riga da considerata (per esempio, se la prima riga è 20, indicare 19).
Nella sottostante sezione “Seleziona files da import” indicare i file da leggere. Possono essere inseriti anche più files, solo se per ogni azienda il codice del conto corrisponde alla descrizione. È anzi consigliabile selezionare tutti i files da importare insieme (per le stesse tipologie di aziende, si veda quanto riportato al punto 8 in merito ai filtri sui conti) per creare una sola tabella di associazione. Se per ogni azienda il codice conto ha invece una descrizione specifica, occorre creare una tabella per ogni azienda.
Cliccare “Leggi files di import” per importare i conti da associare.
Nella sezione “Impostazione piano dei conti” è possibile impostare il filtro per tipo contabilità e tipo dichiarazione in modo da evitare di associare conti che per l’azienda non possono essere abilitati .Cliccare “Aggiorna piano dei conti” dopo aver modificato le barrature.
Spostarsi nella sezione “Associazione”: sono visibili in alto i conti della tabella della Contabilità, al centro i conti contenuti nei bilanci da importare. Per associare i conti, occorre posizionarsi sul conto corretto della Contabilità e cliccare “Associa”. È possibile (se il bilancio è scalare) indicare, in questa occasione, il segno del conto. Ogni volta che si associa un conto, dalla tabella al centro viene eliminato. Quando al centro non sono più presenti conti, in pratica, i conti sono stati associati tutti. Se non sono stati inseriti i codici “c”, “f”, e in particolare “s”, tra i sottoconti sono presenti conti e mastri: questi non devono essere raccordati, per cui quando sono stati raccordati tutti i sottoconti, nella tabella al centro risulteranno ancora visibili i mastri e i conti. I conti non raccordati non saranno considerati in fase di generazione della prima nota. Se occorre associare molti conti è consigliabile salvare periodicamente la tabella (F12) per evitare che, in caso di uscita accidentale, le associazioni vengano perse.
Per raccordare sottoconti di tipo cliente o fornitore indicare “Associa come cliente” o “Associa come fornitore”; dovranno poi, nella funzione che eseguirà il trasferimento, essere indicati almeno un cliente e un fornitore fittizio a cui associare questi saldi.
Con il bottone “Riepilogo piano dei conti associato” è possibile ottenere una stampa dell’associazione effettuata.
Note:
Bilancio con struttura mastro – conto – sottoconto: è possibile indicare i sottoconti con la lettera “S” in un’apposita colonna (o 2 colonne se è a sezioni contrapposte), indicando la lettera della colonna poi come “Tipo”. Altrimenti, per importare il bilancio, occorre barrare “Inserire la prima nota anche se conti non raccordati”, nella funzione di “Import prime note da bilancio formato excel”.
Per importare in Prima Nota i clienti/fornitori presenti nel file Excel (quindi in prossimità dei saldi dei clienti/fornitori è stato indicato il valore “C” o “F”), ma non presenti in Contabilità, occorre inserirli in Anagrafica Unica (in fase di creazione della Prima Nota i nuovi soggetti saranno inseriti anche in Contabilità e abilitati per l’azienda dove si sta eseguendo l’import). E’ importante assegnare un codice fiscale ai nuovi soggetti, altrimenti l’import delle prime note da bilancio in formato Excel darà il seguente messaggio bloccante: “Prima Nota - (*) – DATI CONTABILI – Rigo n. XX – Manca conto”.
Importazione delle anagrafiche dei clienti/fornitori
Occorre utilizzare Gestione Import da file di stampa.
La Stampa anagrafiche comuni del programma precedentemente utilizzata, letta dalla procedura Generazione file ascii da file di stampa produrrà un file che dovrà essere utilizzato dalla procedura Import dati in Anagrafica unica – Utilità.
In questo modo le anagrafiche dei clienti-fornitori saranno importate in Anagrafica Unica. Come tipo di attribuzione del codice anagrafica deve essere indicato 2 – codice presente nelle procedura fiscali/file ascii. Questa indicazione è fondamentale perché l’abilitazione del soggetto nelle aziende viene fatto in base al codice assegnato.
Se viene associato un conto valido per un tipo contabilità o un tipo dichiarazione diversa da quella indicata nell’azienda in cui si sta importando la prima nota da bilancio in formato Excel, in fase di import, verrà dato il seguente messaggio bloccante: “Prima Nota – (*) DATI CONTABILI – Rigo n. XX – Conto XXXXXXXXXX non abilitato per l’azienda corrente”. In questo caso occorre cancellare l’associazione fatta per quel conto del bilancio Excel, spostarsi nella sezione “Impostazione piano dei conti”, selezionare il tipo di contabilità corretto e il tipo di dichiarazione corretto, cliccare su “Aggiorna piano dei conti” e rieseguire l’associazione.
Importa struttura
In fase di inserimento di una nuova tabella, cliccando su "Importa struttura" e indicando il percorso in cui è salvato il file è possibile effettuare l’importazione di un piano dei conti associato.
Nella sezione “Piano dei conti associato” sarà quindi possibile visualizzare l’associazione dei conti tra il Piano dei conti generale e quello importato con il relativo segno.
Esporta struttura
Cliccare su "Esporta struttura" e indicare il percorso del file per esportare il piano dei conti associato sul quale si è posizionati.
Import da un bilancio di verifica
Al fine di poter compilare anche i dati nota integrativa (incrementi e decrementi per crediti e debiti) è possibile anche importare separatamente i saldi Dare e Avere, avendo a disposizione un bilancio di verifica che mostra separatamente i saldi progressivi Dare e Avere.
Il Bilancio di verifica va rielaborato, in Excel, duplicando le colonne del codice conto e della descrizione e inserendo il segno Dare e Avere.
Esempio
Ipotizziamo ad esempio un Bilancio di verifica dove ci sono queste corrispondenze:
A- Codice Conto
B- Descrizione Conto
C- Importo Dare
D- Importo Avere
Occorre modificare in Excel il Bilancio impostando questa struttura:
A- Codice Conto
B- Descrizione Conto
C- Importo Dare
D- Segno Dare
E- Codice Conto (=A)
F- Descrizione Conto (=B)
G- Importo Avere
H- Segno Avere
