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viene proposta una videata ”Percorso base di archiviazione” in cui sono
visualizzati gli archivi della procedura ItalDoc, da qui è possibile selezionare
il percorso in cui archiviare i documenti.
La stampa viene eseguita per le imprese e i professionisti, in contabilità semplificata, che tengono solo i registri IVA.
Questa stampa, che viene riportata nel registro Iva, ha 2 modalità:
1 - Stampa delle fatture non pagate/incassate
Questa stampa integra i registri Iva integrati quando in questi non vengono stampati gli incassi e i pagamenti.
Vengono stampate anche le somme non incassate/pagate nell’esercizio collegate a partite (inserite manualmente) che non hanno il riferimento in prima nota, se nella partita sono stati inseriti tutti i dati della fattura.
La stampa definitiva dell’elenco delle somme non pagate viene stampata sul registro IVA acquisti; l’elenco delle somme non incassate viene stampato sul registro IVA vendite.
2 - Stampa degli incassi/pagamenti avvenuti per fatture registrate in anni precedenti
Anche questa stampa integra i registri Iva integrati quando in questi non vengono stampati gli incassi e i pagamenti.
Viene stampato l'elenco dei pagamenti effettuati, ordinati per data pagamento, per le fatture registrate in anni precedenti. Viene stampato l'importo della fattura e l'importo del pagamento, per cui in caso di pagamenti parziali, questi possono non coincidere.
Intestazione della stampa
E' possibile non stampare i dati dell'attività Iva se l'azienda ha una sola attività e se nella Tabella Anagrafica Studio tra le impostazioni è presente la barratura su "Stampe bollate: non stampare i dati dell'attività contabile/IVA se è presente una sola attività".
Per stampare l'indirizzo della sede legale se diversa dalla sede dell'attività, indicare l'indirizzo della sede legale in Configurazione Azienda - Attività Attività contabile.
IMPOSTAZIONI
Anno
Indicare l’anno di cui si desidera stampare l’elenco delle fatture non pagate/non incassate oppure l'anno per cui stampare i pagamenti di fatture di anni precedenti.
Registro
Viene riportato in automatico:
Aziendale se in Configurazione azienda - Gestione registri nel campo “Registri IVA” è stata selezionata l’opzione “registro aziendale”;
Unico Multiaziendale se in Configurazione azienda - Gestione registri nel campo “Registri IVA” è stata selezionata l’opzione “Unico Multiaziendale”.
Pagina
Viene indicato il numero di pagina del registro multiaziendale da cui parte la stampa del registro IVA; in caso di ristampa è necessario modificarlo indicando il primo numero pagina da utilizzare.
Stampa su registro (aggiornamento progressivi negli archivi)
Barrare la casella per effettuare la stampa definitiva e aggiornare i progressivi di stampa presenti in archivio.
Stampa su pagine già bollate
Barrare la casella per non stampare il numero della pagina al momento della stampa dei libri e dei registri (Legge 383/2001) e per non stampare l'intestazione dell'azienda.
Stampa su fogli forati
I fogli A4 possono essere stampati anche con l'opzione "Stampa su fogli forati" per stampare su fogli forati o da forare manualmente, la procedura in fase di stampa lascia a sinistra della pagina uno spazio bianco per consentire all’utente di utilizzare fogli pre-forati o da forare successivamente.
Con questa opzione verrà evitato l’inconveniente di forare i fogli nella parte occupata dai dati stampati rendendoli illeggibili.
REGISTRI IVA
Attività IVA
Sono mostrate le attività IVA per cui è possibile stampare l’elenco.
Se per l’attività IVA la stampa definitiva deve ancora essere effettuata, l’attività appare già selezionata.
Non vengono mostrate le attività per cui è stata impostata l'opzione comma 5 (art. 18 del DPR 600/73).
Registri IVA
Per ogni attività IVA sono indicati i registri su cui vanno effettuate le stampe:
Registro IVA acquisti per la stampa delle somme non pagate o pagate relativamente a fatture di anni precedenti;
Registro IVA vendite per la stampa delle somme non incassate o incassate relativamente a fatture di anni precedenti.
TIPO DISPOSITIVO
Anteprima di stampa
Selezionare questa opzione per eseguire la stampa a video; successivamente dalla stampa a video è possibile stampare su stampante.
Occorre tenere presente che la stampa definitiva, anche se eseguita su stampa a video, comporta comunque l’aggiornamento degli archivi.
Stampa (stampante predefinita)
Selezionare questa opzione per eseguire la stampa sulla stampante predefinita dal sistema operativo.
Stampa (tabella stampanti)
Selezionare questa opzione per scegliere la stampante su cui eseguire la stampa: viene proposta la lista delle stampanti disponibili al fine di scegliere quella desiderata.
Archiviazione
Questa funzione consente di archiviare automaticamente la stampa in un file PDF per l’archiviazione ottica.
L'archiviazione può essere fatta in ItalDoc per la consultazione dei documenti ("Archivia") oppure in TuttOk Conservazione Sostitutiva ("Conservazione Sostitutiva") per la conservazione sostitutiva.
Per la conservazione sostitutiva dei documenti occorre aver installato almeno la versione 2.1. di TuttOk Conservazione Sostitutiva.
Occorre procedere come segue:
indicare nelle “Impostazioni” i dati propri della stampa (esercizio, date…) e indicare “Stampa su registro;
solo se è già stata eseguita la stampa su registro, nella videata successiva occorre azzerare i progressivi di stampa, il numero e il rigo di pagina (i dati variano a seconda del tipo di stampa);
indicare come Tipo Dispositivo, Conservazione sostitutiva;
cliccare su “Fine” nella procedura guidata: la stampa sarà trasferita in TuttOK Conservazione sostitutiva e una lista riporterà l’esito del trasferimento per ogni stampa.
Archivia stampa
Barrare la casella “Archivia” e cliccare sul bottone :
viene proposta una videata ”Percorso base di archiviazione” in cui sono
visualizzati gli archivi della procedura ItalDoc, da qui è possibile selezionare
il percorso in cui archiviare i documenti.
La selezione del percorso per TuttOk Conservazione Sostitutiva non è necessaria in quanto predefinita.
Per le archiviazioni successive sarà proposto il percorso indicato nell’ultima archiviazione; se il percorso proposto non è quello desiderato, cliccare sul bottone “Selezionare il percorso per l’archiviazione” e indicare il percorso corretto.
Nel caso in cui non sia presente un percorso adeguato per l’archiviazione, è possibile crearne uno nuovo posizionandosi nella procedura ItalDoc.
A tal proposito consultare il paragrafo “2.1.2 - Nuovo - Proprietà archivio/cartella” del Manuale Operativo della procedura ItalDoc.
La versione minima di ItalDoc per l’archiviazione è la versione 5.2, la versione minima di TuttOk Conservazione Sostitutiva è la versione 2.1.
Dall’anteprima di stampa è possibile eseguire la stampa cartacea.
L’archiviazione può essere eseguita sia come stampa di prova che come stampa su registro.
In TuttOk Conservazione Sostitutiva è possibile archiviare solo la stampa su registro e la stampa del bilancio.
Una successiva archiviazione della stampa sovrascrive la precedente stampa archiviata.
Il tipo di dichiarazione riportato in TuttOK Conservazione Sostitutiva fa riferimento a quella in vigore nell’esercizio per cui è stata eseguita la stampa e può essere utilizzata per il calcolo dell’imposta di bollo.
Quando è già stata eseguita la stampa su registro, per la conservazione sostitutiva occorre comportarsi come nel caso di ristampa, quindi cancellare numero e riga di pagina, l’ultimo movimento stampato e i progressivi di pagina nelle stampe in cui sono presenti.
Le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici sono disciplinati dal Decreto del 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze.
In particolare i documenti devono:
avere la forma di documenti statici non modificabili, garantire la leggibilità nel tempo e permettere di eseguire ricerche: il formato PDF assolve a queste caratteristiche;
devono garantire l’autenticità e l’integrità con riferimento alla data e al contenuto: questo è garantito con l’apposizione della firma digitale del responsabile della conservazione e della marca temporale.
Solo dopo il completamento della procedura di conservazione digitale è consentita la distruzione del libro cartaceo originale.
Il processo di conservazione delle scritture contabili deve essere effettuato con cadenza almeno annuale.
Imposta di bollo
Il Decreto del 23/01/2004 del Ministero dell’Economia e delle Finanze, all’art. 7, comma 3, riporta: “L’imposta sui libri e sui registri di cui all’art. 16 della tariffa, allegata al Decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 642, tenuti su supporto di memorizzazione ottico o con altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse”.
Diversamente quindi dalla stampa cartacea in cui l’imposta di bollo si applica ogni 100 pagine, sulla stampa tenuta su supporto di memorizzazione ottico l’imposta di bollo si applica in base al numero di registrazioni.
Informatica: barrare la casella nel caso in cui il documento viene conservato rispettando i termini di legge richiesti dalla conservazione e per i Libri Giornale e per i Libri Inventari sono stati pagati i bolli virtuali tramite F24.
La conservazione “informatica” dei registri contabili è assolta con la firma e l’apposizione della marca temporale all’impronta delle impronte dei vari documenti entro la data di scadenza.
Analogica: barrare la casella quando è scaduto il termine per la conservazione sostitutiva per i Libri Giornale e i Libri Inventari.
E' necessario stampare le pagine dove vanno applicati i bolli.
In TuttOk C.S. acquisire da scanner le pagine con i bolli dal "Menù Strumenti" - "Gestione bolli per conservazione analogica" selezionando "Stampa codici a barre".
Le pagine con i bolli vengono inserite alla fine del file analogico.