La funzione consente di importare le partite da file .CSV e .XLS con separatori (;) per chi deve iniziare a utilizzare la contabilità in precedenza ha utilizzato altri software.
Utilizzando questi tracciati è possibile importare le partite senza dover importare le prime note che le hanno generate e si possono così gestire lo scadenziario e la lista partite.
Questo import funzionerà con file ascii con separatore di elenco (CSV), sarà possibile importare direttamente anche files di excel (XLS), in quanto la procedura si occuperà di scaricarli in formato CSV e quindi di importarli.
I files per l’importo in formato .CSV, devono utilizzare come separatore di campo il carattere (;). Qualora si debba inserire all’interno di un campo lo stesso carattere, questo deve essere rinchiuso tra doppi apici (Es. “;”).
L’import crea le partite, inserisce le rate e i dati Iva presenti nel file.
Perché l’import vada a buon fine, deve essere già presente in Contabilità l’azienda e nell’azienda devono essere abilitati i Clienti/Fornitori utilizzati nelle partite.
L’import delle partite opera solo in inserimento, qualora si vogliano aggiornare le partite già presenti è necessario cancellarle, anche utilizzando la funzione Cancella partite presente in Utility – Prima Nota – Gestione partite.
Il tracciato P-DATI.CSV è l’unico obbligatorio. Il file P-IVA.CSV è necessario per inserire le partite dei professionisti con la gestione per cassa e per le partite relative a fattura con IVA a esigibilità differita, gestioni a cui sono necessarie le informazioni relative ai dati IVA. Il file P-RATE.CSV può essere utilizzato per inserire le singole rate in alternativa alla gestione automatica legata al codice di pagamento.
Tracciati di interfaccia per import da file Excel
E’ stato predisposto l’import da file excel da generare in base agli appositi tracciati di interfaccia presenti nel Manuale Operativo.
E' possibile utilizzare file in formato .xls, .csv e .xlsx.
Non è gestito l’import da file Ascii in formato .TXT.
Note per compilazione files
Per importare le partite senza dover compilare i files P-IVA e P-RATE occorre compilare il file P-DATI come segue:
Nel progressivo 8)Causale Contabile indicare una causale non IVA come per esempio “GIRO” (anche nel caso di una fattura emessa o ricevuta) così che non sia obbligatorio compilare i progressivi 24)Codice Attività IVA, 25)Tipo Registro IVA, 26)Codice Numerazione IVA, 27)IVA Differita e 28)Causale IVA e anche il rispettivo file P-IVA.
Se viene compilato il progressivo 8 con una causale IVA (per esempio FTEM e FTRI) occorre compilare anche i progressivi dal 24 al 28. Se vengono compilati i progressivi 24, 25, 26, 27, 28 e il file P-IVA, non è obbligatorio valorizzare il progressivo 8 e qualora fosse compilato non verrebbe tenuto in considerazione.
Nel progressivo 23)Codice pagamento indicare un codice di pagamento presente in contabilità così che non sia obbligatorio compilare il file P-RATE perché le rate vengono generate in automatico. Il file P-RATE deve essere compilato se alcune rate sono già pagate.
Istruzioni per la corretta predisposizione del file Excel
Predisporre un foglio di lavoro excel con tante colonne quanti sono i campi elencati sui tracciati.
La sequenza delle colonne deve rispettare la sequenza dei campi presenti sul tracciato;
Le colonne devono essere formattate: in corrispondenza dei valori alfanumerici, formattare la colonna con campi di tipo “Testo” mentre in corrispondenza di valori numerici (campi importo) con campi di tipo “Numero” con massimo due decimali;
Il primo campo di tutti i righi inseriti nel file excel deve corrispondere con il codice fiscale del soggetto;
Nel caso in cui un campo del tracciato non viene mai valorizzato non compilare la colonna corrispondente e NON CANCELLARLA; la cancellazione di una colonna comporta uno slittamento dei campi sequenziali e quindi un import degli stessi errato;
Per l’inserimento delle partite creare un foglio di lavoro excel P-DATI di 28 colonne;
Per l’inserimento delle partite per i professionisti con la gestione per cassa e per le partite relative a fatture con IVA a esigibilità differita, gestioni a cui sono necessarie le informazioni relative ai dati IVA, creare un altro foglio di lavoro P-IVA di 8 colonne;
Per l’inserimento delle rate creare un foglio di lavoro excel P-RATE di 6 colonne. In alternativa, se viene indicato il codice di pagamento nel file P-DATI non occorre creare il file P-RATE in quanto, le rate vengono generate in automatico in base al codice di pagamento impostato;
Nella cartella X:\EVOL-STD\Evol\Contabilità (dove X: è il disco in cui è installato il programma) sono presenti i files P-DATI, P-IVA e P-RATE in formato .XLS. Sono pre-compilati con un rigo con l’intestazione di ogni colonna, per essere utilizzati per l’import devono essere copiati su un disco di appoggio e compilati.
File Dati Partite
Indicare il percorso da dove reperire il file contenente i dati delle partite. Tale file è obbligatorio per l’import.
File Dati Iva
Indicare il percorso da dove reperire il file contenente i dati Iva delle partite. Il file è necessario per inserire le partite dei professionisti con la gestione per cassa (altrimenti non sarà possibile ricavare i costi/ricavi fiscalmente rilevanti) e per le partite relative a fatture con Iva a esigibilità differita (per poter effettuare il giroconto dell’IVA a esigibilità differita con il pagamento).
File Dati Rate
Indicare il percorso da dove reperire il file contenente i dati delle rate. Se nel file relativo alle partite è stato indicato il codice di pagamento, le rate vengono generate in automatico e non è necessario il file relativo alle rate.
Righe Titolo
Indicare il numero di righe del file o files di import che contengono un titolo nello schema di excel. Le righe indicate verranno ignorate in file di import.